Daten aktualisieren mittels Datenimport

Mit Microsoft Dynamics CRM 4.0 können Sie nicht nur Daten hinzufügen sondern auch bestehende Daten mit Hilfe von Excel aktualisieren. Um dies zu bewerkstelligen benötigen Sie Update Rollup 9 oder höher.

1) Für die Aktualisierung der Daten müssen zuerst die Daten aus dem Microsoft Dynamics CRM 4.0 System exportiert werden. Hierzu können Sie jede beliebige Ansicht verwenden und anschließend den Excel Export Button klicken.

2) Speichern Sie die Excel Datei ab und öffnen Sie diese anschließend. Achtung: Die Spalte A wird bei den Excel Dateien versteckt angezeigt, hier befindet sich die eindeutige ID (=GUID) des jeweiligen Datensatzes.

3) Sobald Sie die notwendigen Änderungen an der Datei erstellt haben, speichern Sie Ihre Excel Datei als CSV (Trennzeichen getrennt) ab.

4) Öffnen Sie in Microsoft Dynamics CRM 4.0 den Datenimportassistenten und wählen Sie die abgespeicherte CSV Datei aus.

5) Wählen Sie als Datentrennzeichen Semikolon (;) aus.

Das Mapping sollte automatisch erstellt sein, falls dies nicht der Fall ist kontrollieren Sie bitte ob die Spaltennamen im Excel dieselben Namen wie die Anzeigenamen (Display Names) im Microsoft Dynamics CRM 4.0 System besitzen.

Wichtig: Neue Daten können während der Aktualisierung nicht angelegt werden !

Tastenkürzel für Microsoft Dynamics CRM 4.0

Für Power-User kann es nie schnell genug gehen, daher wollten wir bei k.section die wichtigsten Tastenkürzel (=Shortcuts) für Sie bereitstellen. So wird Arbeiten noch schneller:

Allgemeine Shortcuts

Text kopieren = STRG+C

Text einfügen = STRG+V

Text ausschneiden = STRG+X

Text löschen = ENTF

Textveränderung rückgängig machen = STRG+Z

Datensatz speichern = STRG+S

Datensatz schließen = STRG+F4

Text löschen und nicht in den Zwischenspeicher legen = SHIFT+ENTF

Mit dem Textzeiger zum Anfang des nächsten Wortes springen = STRG+RIGHT ARROW

Mit dem Textzeiger zum Anfang des vorherigen Wort springen = STRG+LEFT ARROW

Gesamten Text markieren = STRG+A

Systemmenü des aktiven Fensters anzeigen = ALT+LEERTASTE

Vorwärts durch die Formularfelder springen = TAB

Rückwärts durch die Formularfelder springen = SHIFT+TAB

Kontextmenü für das ausgewählte Element anzeigen = SHIFT+F10

Anzeige des dazugehörigen Menüs = ALT + Unterstrichener Buchstabe im Menü

Schließen des jeweiligen Fensters, Abbruch der jeweiligen Aktion = ESC

Nach oben bewegen in der Listenansicht = Pfeil oben

Nach unten bewegen in der Listenansicht = Pfeil unten

Preview Ansicht anzeigen / verstecken in der Listenansicht = LEERTASTE

Öffnen des Datensatzes in der Listenansicht = ENTER

Alle angezeigten Datensätze in der Listenansicht markieren = STRG+A

Dialogfenster bezogene Tastenkürzel

Zur nächsten Option springen = TAB

Zur vorherigen Option springen = SHIFT+TAB

Kommando ausführen für die aktive Option oder Schaltfläche = ENTER

Autovervollständigung für Lookup Felder = Text eingeben und STRG+K

Formular Tastenkürzel

Speichern = STRG+S oder SHIFT+F12

Speichern und Schließen = ALT+S

Formularassistent anzeigen / verbergen = STRG+SHIFT+F

Datensatz schließen ohne zu speichern (Alle Änderungen werden verworfen) = ESC

Datensatz löschen = STRG+D

Speichern und neues Fenster öffnen = STRG+SHIFT+S

Dynamics CRM Online

Aktuell findet die alljährliche Partnerkonferenz für Microsoft Partner statt, dieses mal in Washington D.C… bei brütender Hitze
Dennoch wird nicht mit neuen und heißen Ankündigungen gespart. Wie schon von Georg Müller gebloggt steht endlich der finale Name von CRM 5, nämlich Dynamics CRM 2011 fest.
Darüber hinaus dürfen wir uns über eine weitere Variante von Dynamics CRM freuen und zwar in Form von Dynamics CRM Online, direkt von Microsoft gehostet.
Derzeit nur in den USA verfügbar kommt dieser Service nun endlich demnächst auch zu uns. Mehr Infos über die aktuelle Version gibt’s unter folgendem Link: http://crm.dynamics.com/deployment/ondemand.aspx

[Screenshot der aktuellen Version von Dynamics CRM Online]
Dynamics CRM Online behauptet sich im direkten Wettbewerb gegen Branchengrößen wie Salesforce oder Oracle OnDemand und hat einige sehr vielversprechende Ideen umgesetzt.
Mehr im Detail wenn Dynamics CRM Online auch bei uns verfügbar ist. Natürlich werden wir auch hier für unsere Kunden maßgeschneiderte Lösungen in gewohnt höchster Qualität anbieten.
Bei Interesse bitte einfach hier bei uns melden.

WPC: Dynamics CRM 2011 heißt der Nachfolger von Dynamics CRM 4.0

Seit Dezember letzten Jahres nimmt k.section als einziger Österreichischer Microsoft Dynamics CRM Partner am Technology Preview Programm für den Nachfolger von CRM 4.0 teil.

Seit gestern gibt es für den Nachfolger auch einen offiziellen Namen.
Dynamics CRM 2011 wird die nächste Generation von Dynamics CRM heißen und wird viele Funktionen in Dynamics CRM verbessern und auch neue Funktionen mitbringen. Unter anderem sind das:

• Neuer, weiter verbesserter Outlook Client
• Verbesserte Office Integration
• Auf Rollen zugeschnittenes UI
• Verbesserte Personalisierung
• Datenvisualisierungen
• Dashboards
• Flexibles Management von Vertriebszielen
• Prozessdialoge
• Dokumentenbibliotheken
• Integration in die Cloud

Diese sind die offiziellen Informationen von Microsoft. Was sich dahinter verbirgt, werden wir hier im Detail beschreiben, sobald wir die Erlaubnis dazu erhalten haben.

Microsoft plant für Dynamics CRM 2011 eine öffentliche Beta.
Bei Interesse bitte einfach hier bei uns melden.

Self-service Business Intelligence mit Excel 2010

Ein sehr cooles neues Feature in Office 2010 ist PowerPivot. Dabei handelt es sich um ein Excel 2010 Plugin mit dem Excel Power User mit für Sie verfügbaren Daten selbst analytische Abfragen, wie zB für Dashboards, erstellen können.

Die Arbeitsweise ist dabei sehr ähnlich, wie die Arbeitsweise mit Excel Pivottabellen, so dass Exceluser, die diese Funktion häufiger verwenden, sich leichter mit den neuen Funktionen zu recht finden.

Im Unterschied zu normalen Pivottabellen, kann PowerPivot Millionen von Datensätzen analysieren und in einer Pivottabelle oder einem Chart aufbereiten, wodurch es auch für große Datenbestände interessant ist.

Was wird für PowerPivot benötigt?

• Excel 2010
• .NET 3.5 SP1
• PowerPivot Install Files (Downloadlink unter Anweisungen zu finden, Version, also ob 32-bit oder 64-bit muss mit Excel übereinstimmen)

Was kann man damit machen?

Fürs erste ein kleines Beispiel, wir möchten die Verkaufschance, die in Microsoft Dynamics CRM sind analysieren.

In diesem Fall war es übrigens sehr einfach zu diesen Verkaufschance zu kommen, sie wurden per Zufall generiert  ;-)

Mit Power Pivot laden wir zuerst die Daten nach Excel. Ein Wizard hilft dabei, es ist allerdings notwendig, die Verbindungsdaten zur Datenbank zu kennen.

Um CRM Daten zu analysieren greift man auf die Filtered Views von CRM zu. Die Filtered Views stellen auch sicher, dass ein User nur die Daten analysieren kann, für die er Leseberechtigungen hat.

Im nächsten Schritt definiert man Relationen untereinander. Power Pivot kann auch Relationen übernehemen die in der Datenbank definiert sind. Nachdem Microsoft CRM diese Relationen aber nicht in den FilteredViews abbildet muss man hier noch nachhelfen.

Als nächstes kann man die Daten dann schon in einer Pivot Tabelle analysieren.

Wir sehen hier, den Wert der Verkaufschancen nach Ländern, in dem die Firmen sind.

Stellt sich auch noch die Frage wie sich der Gesamtumsatz unter den Ländern aufteilt:

Und wie teilt sich der Umsatz eigentlich nach Branchen auf:

Fazit:
Power Pivot ist ein einfaches Tool um seine Daten zu analysieren, es lädt ein mit den Daten herumzuspielen und entsprechende Analysen abzuleiten. Ich werde das auch weiter machen und noch weitere Blogs dazu schreiben.

In Verbindung mit Microsoft Crm ist es notwendig die Datenstruktur von Microsoft CRM zu kennen.

k.section veröffentlicht neue Website

Heute haben wir unserer Website einen neuen Anstrich verpasst. Das neue Layout ist nun dem Rest des Firmenauftrittes angeglichen. Hier also unser aufgefrischter Webauftritt:

Damit man sich die Verbesserung besser Vorstellen kann, hier ein Screenshot der alten Homepage:

Socializing Outlook 2010 – Der Weg zu Social CRM für Dynamics CRM?

In meinem Eintrag über Update Rollup 11 habe ich ja schon erwähnt, dass CRM 4.0 sich jetzt optimal mit Outlook 2010 integriert.

Hier möchte ich andere Features von Outlook 2010 erwähnen, die die CRM-Arbeit erleichtern.

Personen Bereich

Der Personen Bereich zeigt, sortiert nach Datum und Typ, alle Informationen an die Outlook zu Personen eines Outlook Objektes (wie einer Email oder einem Termin) hat.

Dies ermöglicht es sehr schnell vergangene Aktivitäten und Anhänge mit dem Kontakt auf einen Blick zu erfassen.

Außerdem vereinfacht es sehr die Suche nach einem Anhang. “Dieses Worddokument hab ich doch letztens von XY erhalten, aber wann war das bloß?”

Outlook Social Connector

Der Outlook Social Connector erweitert den Personenbereich von Outlook Outlook um die Welt der Social Networks. Um dieses Feature verwenden zu können sind 2 Punkte zu berücksichtigen:

1. Man benötigt den Outlook Social Connector (in Outlook 2010 mit dabei, andere Versionen sollen folgen)
2. Ein Addin für das gewünschte Social Network, wobei ein Addin für Sharepoint 2010 mit geliefert wird, und Linked In bereits ein Addin zu Verfügung stellt. Weitere Social Networks sollen folgen, bereits angekündigt ist zB XING

Der Social Connector, ermöglicht es Kontakte aus dem Social Network in Outlook zu verwenden.

Hier sehen wir die Kontakte im LinkedIn Folder:

Öffnet man einen solchen Datensatz, oder eine Email oder Termin eines solchen Kontaktes, werden die Informationen über in und seine Aktivitäten im Social Network als Aktivitäten angezeigt, hier ein Beispiel meines Kollegen Christian Hrubesch, der zwei neue Kontakte hat.

Die Daten des Kontaktes können dann auch ins CRM übernommen werden. Dazu ist es derzeit noch notwendig den Kontakt aus dem LinkedIn folder in den Kontakte Ordner zu verschieben. Dort kann dann mittels In Crm nachverfolgen der Kontakt nach CRM importiert werden. Hoffentlich verbessert hier das Microsoft CRM Team den Outlook Client noch so, dass dieser Umweg nicht mehr notwendig ist.

Weitere Verbesserungen sind außerdem für das Matching zwischen Outlook und dem Social Network wünschenswert. Hier ist es derzeit notwendig, dass an beiden Seiten die gleiche Emailadresse verwendet wird, was überraschend oft nicht der Fall ist.

Mein Top gewünschtes Feature zu diesem Thema: Microsoft Dynamics CRM als Addin für den Social Connector. So hätte man in Outlook, beim Schreiben einer Email oä sofort die Historie von dem Kontakt in CRM verfügbar.